گرفتن کارت راهنمای تور چند مرحله دارد.در مرحله اول باید دوره را در موسسه بگذرانید (آزمون داخلی) و در آزمون جامع و مصاحبه زبان شرکت نمایید. در مرحله دوم  باید در موسسه فرم تکمیل پرونده پر نمایید و حدود 1 تا 2 ماه طول خواهد کشید تا لوح دوره شما توسط وزارت میراث فرهنگی صادر شود. در مرحله سوم پس از گرفتن لوح به همراه مدارکی که در زمان تحویل لوح به شما اعلام خواهد شد به میراث استان برای صدور کارت خواهید رفت.

شما برای برگزاری تور حتما باید کارت تورلیدری داشته باشید و آژانس‌ها اجازه برگزاری تور با لیدر بدون کارت را ندارند، چرا که تورلیدر مسئول هرگونه حادثه در طول برنامه است و در صورت بروز حادثه احتمالی برای تور که راهنمای سفرش کارت ندارد، تورلیدر و آژانس مقصر بوده و از سمت قانون مجرم شناخته خواهند شد.

دو بار در سال، ماه‌های مرداد یا شهریور و بهمن یا اسفند.

بازه ثبت‌نام آزمون جامع، حدوداً 1 ماه قبل از هر آزمون است که از طریق وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع‌دستی اطلاع رسانی می‌شود.

هزینه سفر و بازدیدهای دوره‌های آموزشی به صورت جداگانه از شهریه دوره محاسبه می‌شوند.

طبق مصوبه آئین‌نامه هیئت وزیران در سال 95، مقرر شده است که تمامی سفرها در قالب تورهای گردشگری، باید راهنمای تخصصی خود را داشته باشند.راهنمای فرهنگی و طبیعت دو دوره عام تر هستن و تخصص باعث میشود  شما بتوانید تورهای تخصصی کار کنید که زمینه بکر تری دارید و زمینه کاری زیادتری موجود است.

منابع آزمون جامع از سوی وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع‌دستی اعلام می‌شود و سوالات آزمون از همان منابع طرح می‌شود، تدریس اساتید نیز طبق منابع اعلام شده سازمان است ولی از آنجایی که ممکن است پاورپوینت استاد موارد جزئی را شامل نشود، برای آزمون جامع بهتر است علاوه بر جزوه استاد، منبع معرفی شده از سمت وزارت میراث فرهنگی نیز مطالعه شود.