مدیریت فنی دفاتر خدمات مسافرتی
مدیریت فنی دفاتر خدمات مسافرتی
- مدیر فنی کیست؟
مدیر فنی دفاتر خدمات مسافرتی بند (ب) کسی است که با گذراندن دوره آموزشی مرتبط در موسسات آموزشی زیر نظر سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری و دریافت مدرک مدیرفنی از سازمان میراث فرهنگی، ضمن تسلط به زبان انگلیسی و آگاهی از قوانین و مقرارت سازمان میراث فرهنگی در خصوص حدود، وظایف و مسئولیتهای خود می‌تواند در دفاتر خدمات مسافرتی بند (ب) فعالت نماید.
در دفاتر خدمات مسافرتی یا همان آژانس‌های مسافرتی، مدیرفنی مسئولیت طراحی و آماده کردن بسته‌های سفر، انواع تورهای ورودی، داخلی و خروجی، نظارت بر چگونگی فروش این بسته‌ها توسط کانترهای فروش، ارائه پکیج‌های مسافرتی با شرایط‌های متفاوت به همکاران، ارتباط با مسافرها و دریافت نقطه نظرات آنها، تعیین نقاط ضعف و قوت تورهای مسافرتی و... را بر عهده دارد.
- اهداف دفاتر خدمات مسافرتی و گردشگری
- آشنایی با انواع نیازهای مشتری
- معرفی طرح‌ها و ارائه راه حل مناسب برای رفع نیازهای مشتری
- جلب اعتماد و حس رضایت مشتری و حفظ آن
- افزایش سود متعارف شرکت از طریق فروش و کسب درآمد
- نظارت بر حسن اجرای ارایه خدمات
- وظایف مدیران فنی
- برنامه ریزی:
برنامه‌ریزی در واقع به معنای تفکر پیشاپیش و پیش‌بینی راه حل‌های احتمالی آینده است. فرآیند برنامه‌ریزی باید در راستای اهداف کلی دفتر و در قالب چهارچوب و قوانین سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری باشد و شامل موارد زیر است:
- شناسایی و تعیین بازارهای هدف جهت جذب گردشگر خارجی
- شناسایی و تعیین مقاصد گردشگری مناسب و گشت‌های تخصصی
- نحوه ارایه تبلیغات و بازاریابی و جلب مشتری
- پیش‌بینی فروش و تعیین بودجه دقیق تور
- تهیه بسته سفر و قیمت‌گذاری نهایی
- سازماندهی:
سازماندهی به معنای فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز، ایجاد روابط کاری، مسئولیت‌ها و اختیارات به نحو مطلوب و موثر برای رسیدن به اهداف و با هماهنگی مدیر دفتر:
- مدیریت کلیه ارتباطات برون‌سازمانی و درون‌سازمانی
- آگاهی از کیفیت واحدهای اقامتی و وسایل حمل‌ونقل
- آگاهی از چگونگی اخذ ویزای کشورها از طریق منطقی و کانالهای قانونی
- آگاهی از نحوه صدور بلیط و قوانین مربوط
- مدیریت ارتباط مناسب و سالم کاری با مراجعین
- از آنجایی که گزینش و بکارگیری افراد توانا، ساعی، دارای دانش و معلومات لازم در ارایه خدمات مطلوب به مشتریان و موفقیت‌آمیز بودن عملیات فروش به انتخاب و گزینش صحیح کارمندان فروش بستگی دارد لذا مدیران فنی می‌بایست با هماهنگی و نظارت مدیر نسبت به گزینش و استخدام افراد مورد نیاز برای تکمیل نیروی انسانی قسمت فروش، فراهم نمودن امکانات لازم جهت آموزش کافی نیروی انسانی تحت سرپرستی و گماردن راهنمایان دارای کارت و با تجربه جهت همراهی تورها بپردازند.
- راهبری:
به معنای اداره، مدیریت، راهنمایی و هدایت نیروهای تحت سرپرستی با هماهنگی مدیر است:
- ایجاد ارتباط رسمی از طریق مکاتبات با کارگزاران داخلی و خارجی
- ایجاد ارتباط رسمی از طریق مکاتبات با مدیران واحدهای اقامتی و وسایل حمل‌ونقل
- ارتباط با مدیران فنی سایر دفاتر خدمات مسافرتی و گردشگری جهت توسعه کار تشکیل جلسات با پرسنل تحت سرپرستی و توجیه آنان درخصوص بخشنامه‌ها، دستورالعمل‌ها و راهنمایی کارکنان
- توجیه پرسنل در ارائه اطلاعات صحیح و حقایق موجود به مسافر با صداقت کامل
- آگاه نمودن کارکنان در توجیه مسافران از مقررات گمرک کشورها، محدودیت‌های ارزی، واکسیناسیون و قوانین بهداشتی کشورها و سایر موارد
- کنترل و نظارت:
- اجرای سیاست‌ها و برنامه‌های سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری
- ارزیابی عملکرد نیروهای تحت سرپرستی و مقایسه نتایج بدست آمده با نتایج مورد انتظار و بررسی علل مغایرت آنها
- کنترل گزارش فروش روزانه تورها
- تهیه گزارش فروش تورها در پایان هرماه با هماهنگی واحد مالی
- کنترل و بررسی کیفیت اجرایی تورها از طریق تهیه و در اختیار قرار دادن فرم‌های نظرخواهی به مسافران که در پایان هر گشت جمع آوری و رسیدگی می شود.
- تهیه آمار گشت‌های برگزار شده، تنظیم و ارایه گزارش عملکرد به صورت ماهانه در فرم‌های مخصوص و ارسال به سازمان میراث فرهنگی، صنایع‌دستی و گردشگری به انضمام مدارک و مستندات مربوطه
- نظارت بر ثبت‌نام و نحوه اجرای گشتها
- رسیدگی به شکایات واصله از نحوه ارایه خدمات به مسافرین با نظارت مدیر
- انجام امور ارجاعی از طرف مدیر در رابطه با خدمات گردشگری.
- تعهدات مدیران فنی با استناد به دستورالعمل تاسیس و نظارت بر فعالیت دفاتر خدمات مسافرتی و گردشگری
- مدیر فنی دفاتر خدمات مسافرتی همزمان نمی‌توانند به عنوان مدیرفنی چند دفتر خدمات مسافرتی فعالیت نمایند و فقط می‌تواند به صورت تمام وقت در یک دفتر خدمات مسافرتی حضور داشته باشد.
- حضور مدیر فنی در دفتر خدمات مسافرتی الزامی بوده و در صورت غیاب مدیرفنی، مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره باید پاسخگوی مراجع ذیربط باشند.
- مدیر فنی موظف است حسب درخواست کمیته فنی جهت ادای توضیحات در محل تشکیل آن حضور بهم رساند.
- در صورت احراز تخلف مدیرفنی در کمیته فنی، پروانه فعالیت آن به مدت سه ماه تعلیق و در صورت تکرار لغو و غیر قابل احیاء می‌باشد.
