یک تور مسافرتی، توسط مدیرفنی دفتر خدمات مسافرتی، برنامه‌ریزی و توسط راهنمای تور، اجرا می‌شود، لذا به منظور اجرای صحیح و بهینه تور، لازم است مدیرفنی آژانس اطلاعات مورد نیاز را در اختیار راهنما قرار دهد. این اطلاعات در قالب پکیج تور و پیش از اجرای برنامه سفر توسط آژانس مجری به تور لیدر ارائه می‌شود.

پکیج سفر شامل مدارک، فرم، نامه و سایر اطلاعات مورد نیاز در سفر است که با توجه به داخلی یا بین‌المللی بودن تور، این مدارک کمی متفاوت خواهند بود. در این مطلب قصد داریم تمامی مدارک پکیج سفر را با یکدیگر مرور کنیم.

مدارکی که در پکیج سفر قرار می‌گیرند، به شرح زیر می‌باشند؛

• لیست مسافرین: لیستی که متشکل از اطلاعات شرکت‌کنندگان تور شامل نام و نام خانوادگی، کدملی، تاریخ تولد و... می‌باشد.
• حکم تورلیدر: نامه‌ای که به موجب آن، راهنمای تور به پلیس راهور، سایت‌ها و اماکن مورد بازدید و تمامی دستندرکاران مرتبط، معرفی می‌شود.
• حکم راننده: نامه‌ای که به موجب آن، راننده و وسیله نقلیه استفاده شده در سفر، به پلیس راهور، سایت‌ها و اماکن مورد بازدید و تمامی دستندرکاران مرتبط، معرفی می‌شود.
• نامه نیروی انتظامی: نامه‌ای که جهت معرفی راننده و راهنمای تور به نیروی انتظامی شهر مقصد ارائه می‌شود.
• فرم ترک تور: در صورتی که در طول سفر و پیش از زمان اتمام برنامه، مسافر بخواهد از تور خارج شود، لازم است این فرم را تکمیل نماید.
• فرم گزارش حادثه: در صورت بروز حادثه در طول برنامه، لازم است فرم گزارش حادثه به صورت کامل و با ذکر تمام جزئیات تکمیل شود.
• فرم استشهادنامه: اگر در طول اجرای برنامه، مساله‌ای خارج از برنامه سفر و به طور پیش‌بینی نشده اتفاق بیفتد، لازم است به منظور پیگیری‌های بعدی استشهادنامه تور توسط راهنما، تکمیل و توسط همسفران امضا شود.
• بیمه نامه سفر: لیستی‌ است که نشان دهنده اطلاعات بیمه مسافران در طول سفر می‌باشد.
• لیست هزینه‌ها: در این لیست، اطلاعات مربوط به تمامی هزینه‌های صورت گرفته در سفر آورده می‌شود. همچنین فاکتورهای خریدهای انجام شده نیز پیوست این لیست خواهند شد.

• مجوز آژانس: یک عدد کپی از مجوز فعالیت آژانس مسافرتی باید در پکیج تور قرار بگیرد.
• برنامه سفر: لیستی شامل اطلاعات سفر، آیتینری و جزئیات اجرای برنامه سفر است که توسط آژانس تنظیم می‌شود.
• نظرسنجی تور: در صورتی که نظرسنجی سفر به صورت فیزیکی انجام می‌گیرد، لازم است فرم یا فایل فیزیکی آن در پکیج سفر قرار بگیرد.
• لیست چیدمان هتل: لیستی که به موجب آن، چیدمان مسافران در هتل مشخص می‌شود.
• نامه تاییدیه رزرواسیون هتل: نامه‌ای‌ست که پس از تایید رزرواسیون، توسط هتل صادر می‌شود.
• مجوز ورود به مناطق ویژه: نامه‌ای است که در زمان بازدید از مناطقی مانند مناطق حفاظت شده، پناهگاه حیات‌وحش و... باید ارائه شود تا اجازه ورود به آن مکان برای تور امکان پذیر باشد.
• حکم تردد: نامه‌ای که در حقیقت، مجوز عبور و مرور تور در شهر مقصد می‌باشد. این مجوز برای بعضی از شهرهای خاص کشور مانند قزوین صادر می‌شود.
• بلیط‌های قطار یا هواپیما: بلیط‌های چاپ شده تمام مسافرانی که در تور حضور دارند، باید در پکیج سفر قرار بگیرد.

برای تورهای بین‌المللی، علاوه بر مدارک فوق لازم است مدارک دیگری نیز در پکیج سفر قرار گیرد:

• برگه عوارض خروج: رسیدی است که نشان‌دهنده هزینه پرداخت شده بابت عوارض خروج از کشور تور خارجی می‌باشد.
• مجوز کد ناجا: مجوزی است که از سوی پلیس مهاجرت و گذرنامه برای مسافرانی که قصد ورود به ایران را دارند، صادر می‌شود.
• برگه اطلاعات ویزاها: برگه‌ای که شامل اطلاعات مربوط به ویزای صادر شده برای مسافران بابت ورود به کشور مقصد می‌باشد.

آنچه پیش از این مطرح شد، الزامات پکیج یک تور مسافرتی (داخلی و خارجی) است، این وظیفه تورلیدر است که در زمان دریافت پکیج سفر از آژانس مسافرتی مجری، تمامی مدارک موجود در پکیج را بررسی و کنترل نموده و در صورت وجود نقص در مدارک، آنها را از آژانس طلب کند.